SOAL KEARSIPAN

  Nama : Riani Juwariah
  Kelas : KAP 1

 1. Undang-undang No.43 tahun 2009 tentang kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut.

Jawaban :  Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

 2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan Nilai Guna Arsip pada suatu organisasi !

Jawaban :

Berdasarkan Fungsi :

a.       Arsip Dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran

b.      Arsip Statis, arsip yang dipergunakan lagi secara langsung

c.       Sebagai alat pengingat

d.      Sebagai alat penyimpan warkat

e.       Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabika memiliki perpustakaan.

f.       Dapat dijadikan sebagai bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah

g.      Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

Berdasarkan Nilai Guna :

a.       Nilai guna primer, nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :

-          Nilai Guna Administrasi

-          Nilai Guna Hukum

-          Nilai Guna Keuangan

-          Nilai Guna Ilmiah

b.      Nilai guna sekunder, nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi, kepentingan umum diluar penciptaan arsip, bahan bukti pertanggung jawaban pada masyarakat/nasional. Meliputi : Nilai guna Pembuktian, dan Nilai guna Informasi

 3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper record, audio visual records, mechine-readable-records dan arsip mana yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun bukti sejarah !

Jawaban :

a.       Arsip berbasis kertas (paper record) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.

b.      Arsip pandang dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dilihat dan didengar. Dirinci dalam 3 kategori :

1.      Arsip gambar statistik (static image), contohnya foto

2.      Arsip citra gerak (moving image), film, video,dsb

3.      Arsip rekaman suara (sound recording), kaset

c.       Arsip elektronik (machine-readable-record) arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Contohnya floppy disk, hard disk, dsb

Arsip yang sering digunakan yaitu arsip berbasis kertas (paper record) 

4. Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan disentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok digunakan di Lembaga Pemerintahan Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta.

Jawaban : 1. Arsip sentralisasi, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau arsip yang dipusatkan penyimpanan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. Arsip ini untuk Lembaga Pendidikan Swasta.
2. Arsip Disentralisasi, yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Dan arsip ini paling cocok digunakan di Lembaga Pemerintahan Daerah.

5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian dari filling dan bagaimana

    metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah dapat digunakan. 
    Jawaban : Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling merupakan        suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, penyusunan dan penyimpanan.

     Sistem Penyimpanannya :

-    Sistem Abjad

-    Sistem Masalah

-    Sistem Nomor

-    Sistem Tanggal

            -    Sistem Wilayah

6.  Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan niali guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi krusial !

Jawaban : 
-    Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
   -    Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai               kepentingan lembaga/instansi, kepentingan umum diluar penciptaan arsip, bahan bukti pertanggung jawaban pada masyarakat/nasional. 

      

 

7.   Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dan jelaskan dari siklus arsip dinamis.

Jawaban : Arsip dinamis arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

                  Siklus Arsip Dinamis :

-    Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan.

-    Tahap kedua, merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa

   hari dan mungkin sampai tahunan.

-    Tahap ketiga, adalah tahan inaktif

-    Tahap keempat, ialah tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip (JRA).

8.   Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di pemerintahan !

Jawaban : Pemindahan adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Pemusnahan arsip adalah aktifitas menghancurkan arsip yang sudah telah habis guna. Penyerahan arsip yaitu pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.

9.   Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Rotary Filling, Cordex, dan a modern organization is an information based organization.

Jawaban :

-  Map adalah berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk                  menyimpan arsip

-  Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip

-  Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip

-  Filling Cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip

-  Boxes File, kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat)

-  Rotary filling, adalah peralatan yang dapat berputar, digunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu)

-  Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang
  
10.  PT. Bank Mandiri Indonesia pada kantor Pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lt digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m² per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan nonkonvensional ?

Jawaban : Rak Konvensional

                  1.200 Kg x 120 = 144.000 Kg

  Dengan demikian lantai bangunan harus mampu menahan beban minimal sebanyak 144.000 Kg.