JAWABAN UJIAN AKHIR MATERI KEARSIPAN

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2.  Berdasarkan Fungsi :
a.       Arsip Dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,        pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran
b.      Arsip Statis, arsip yang dipergunakan lagi secara langsung
c.       Sebagai alat pengingat
d.      Sebagai alat penyimpan warkat
e.       Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabika memiliki perpustakaan.
f.       Dapat dijadikan sebagai bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah
g.      Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

Berdasarkan Nilai Guna :
a.       Nilai guna primer, nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
-          Nilai Guna Administrasi
-          Nilai Guna Hukum
-          Nilai Guna Keuangan
-          Nilai Guna Ilmiah
b.      Nilai guna sekunder, nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi, kepentingan umum diluar penciptaan arsip, bahan bukti pertanggung jawaban pada masyarakat/nasional. Meliputi : Nilai guna Pembuktian, dan Nilai guna Informasi.

3. A. Arsip berbasis kertas (paper record) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.
    B.      Arsip pandang dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dilihat dan didengar.      Dirinci dalam 3 kategori :
1.      Arsip gambar statistik (static image), contohnya foto
2.      Arsip citra gerak (moving image), film, video,dsb
3.      Arsip rekaman suara (sound recording), kaset
    C.       Arsip elektronik (machine-readable-record) arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam          suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Contohnya floppy disk, hard disk, dsb.

Arsip yang sering digunakan yaitu arsip berbasis kertas (paper record) 

4. 1. Arsip sentralisasi, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau arsip yang dipusatkan penyimpanan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. Arsip ini untuk Lembaga Pendidikan Swasta.

   2. Arsip Disentralisasi, yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Dan arsip ini paling cocok digunakan di Lembaga Pemerintahan Daerah. 

5. Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling merupakan suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, penyusunan dan penyimpanan.

    Sistem Penyimpanannya :

         -    Sistem Abjad

         -    Sistem Masalah

         -    Sistem Nomor

         -    Sistem Tanggal

     -    Sistem Wilayah

6. -    Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

           -    Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai 

               kepentingan lembaga/instansi, kepentingan umum diluar penciptaan arsip, bahan bukti

               pertanggung jawaban pada masyarakat/nasional.

    7. Arsip dinamis arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran

        sehari-hari.

     Siklus Arsip Dinamis :

     -    Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan.

    -    Tahap kedua, merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa

        hari dan mungkin sampai tahunan.

    -    Tahap ketiga, adalah tahan inaktif

    -    Tahap keempat, ialah tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip (JRA).

  8. Pemindahan adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center)               berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-   masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Pemusnahan arsip adalah aktifitas menghancurkan arsip yang sudah telah habis guna. Penyerahan arsip yaitu pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.

  9. -  Map adalah berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk  menyimpan arsip

    -  Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya        untuk menyimpan atau menempatkan arsip

    -  Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan          atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip

      -  Filling Cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara             vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip

      -  Boxes File, kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat)

      -  Rotary filling, adalah peralatan yang dapat berputar, digunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu)

  -  Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

  10. Rak Konvensional

       1.200 Kg x 120 = 144.000 Kg

       Dengan demikian lantai bangunan harus mampu menahan beban minimal sebanyak 144.000 Kg.